Protokolle dienen dazu, Entscheidungen, Maßnahmen und diskutierte Punkte festzuhalten. So können sich beispielsweise nicht anwesende Teilnehmer über die Inhalte der Sitzungen informieren und getroffene Entscheidungen sowie Verantwortlichkeiten können auch im Nachhinein nachvollzogen werden.
Kennen Sie die Schwierigkeiten, die das Protokollieren von Sitzungen mit sich bringt? Die Kunst besteht darin, die wichtigsten Punkte zu identifizieren und zusammenzufassen:
- Abstimmungen und Entscheidungen
- Nächste Schritte festlegen
- Aufgaben koordinieren und nachverfolgen
Um letztlich ein übersichtliches und vollständiges Protokoll verfassen zu können, sollten Sie diese 10 Fragen mit Hilfe Ihrer Notizen/Aufzeichnungen beantworten können:
- Wann hat die Besprechung/Sitzung stattgefunden?
- Wer hat daran teilgenommen?
- Wer hat nicht daran teilgenommen?
- Welche Themen wurden diskutiert?
- Was wurde beschlossen?
- Welche Maßnahmen wurden eingeleitet?
- Wer ist für die jeweilige Maßnahme verantwortlich und bis wann?
- Wurde Material ausgehändigt? (Dann sollte dieses als Anhang beigefügt werden)
- Gibt es außerplanmäßiges, was für den Leser des Protokolls relevant ist?
- Wird es noch eine Besprechung/Sitzung geben und wenn ja, wann und ggf. warum?
AgileMinutes hilft Ihnen dabei, diese Fragen unkompliziert und effizient für jedes Meeting zu beantworten und verleiht Ihrem Protokoll eine Struktur, die es dem Leser einfach macht Beschlüsse und Aufgabenzuweisungen nachzuvollziehen. So haben alle Teilnehmer ihre Aufgaben und Deadlines im Blick.
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